Poniedziałek. Przychodzisz do pracy na godzinę 9:00. Idziesz do kuchni na kawę. Spotykasz swoich współpracowników. Z niektórymi zamieniasz kilka zdań na tematy weekendowe. Bardzo przyzwoity początek dnia! Dawka socjalizacji, przyjemne rozmowy, rytualne pobudzenie kofeiną. Po kilku minutach zajmujesz swoje miejsce pracy, włączasz komputer, klikasz w skrzynkę odbiorczą. I czar pryska...
Trzy maile z piątku od przełożonego, plus dwa dzisiejsze. Co potrzeba? Raport, przygotowanie do telekonferencji z klientem, wypracowanie materiałów na strategiczne spotkanie i zrobienie z tego efektownej prezentacji z jakąś ciekawą grafiką. Do tego dochodzi zrobienie małego „researchu” z innego tematu i umówienie dogodnego dla wszystkich terminu spotkania grupy projektowej. Wszystko na wczoraj. Czytasz to i myślisz sobie: „no to się zaczęło…”. Próbujesz ułożyć w głowie plan pracy, gdy nagle odwiedza Cię kolega z innego działu. Bardzo prosi Cię o pomoc w przygotowaniu oferty i Twój wkład merytoryczny. Koleżanka siedząca obok Ciebie uzmysławia Ci, że dziś mija termin uzupełnienia ważnego zestawienia kosztów – oczywiście w skomplikowanym pliku w excelu. Jakby tego było mało, przypomina Ci się, że za 5 minut zaczynasz spotkanie z zespołem.
Napięcie rośnie. Zadań do wykonania jest naprawdę dużo. Przeskakujesz z jednego dokumentu na drugi. Gdy pojawia się nowy „bodziec zewnętrzny”, przekierowujesz nań resztki swojej nadwerężonej uwagi. Próbując skoncentrować się na jednym zadaniu, Twoja ciekawość każe Ci co chwilę wchodzić na maila w poszukiwaniu nowych „tykających bomb”.
Wygląda znajomo? Tak niestety często wygląda rzeczywistość wielu z nas. Ponosimy tego bolesne konsekwencje. Zmęczenie od samego rana, do tego stres, frustracja i cały zestaw negatywnych myśli potęgujących spiralę nieefektywności. W dłuższej perspektywie fundujemy sobie dolegliwości, na leczenie których wydajemy pieniądze zarobione dzięki tej ciężkiej pracy. Nieefektywność każdego z nas to z kolei setki reakcji łańcuchowych obniżających ogólną wydajność całej organizacji. Wąskie gardła, wydłużający się czas oczekiwania, niska jakość pracy, negatywne emocje udzielające się tempem błyskawicy. I w ten sposób ogromny potencjał organizacji jest blokowany.
„Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów”, powiedział niegdyś Albert Einstein. Zatem zmieńmy coś. Zacznijmy od czegoś symbolicznego. Małej zmiany, która będzie dźwigniowo zmieniać naszą osobistą efektywność. W swojej pracy trenera i konsultanta zauważyłem, że każdy może od razu poprawić swoją efektywność, jeżeli wie od czego zacząć. Dlatego proponuję Ci jedną niewielką zmianę w sposobie pracy, która przekłada się na realne efekty. Jeden prosty nawyk niewymagający szczególnego wysiłku. Nawyk ten można zmieścić w jednym zdaniu: zadania, których czas wykonania szacujesz na maksymalnie 2 minuty, rób od ręki.
Maile/sms-y/prośby o treści:
wymagają od nas krótkiej i prostej odpowiedzi. Czyli przykładowo: wysłania ścieżki dostępu, wejścia do odpowiedniego folderu i przesłania nadawcy konkretnego pliku, uzupełnienia czterech wierszy w arkuszu i odesłania pliku, otworzenia kalendarza, sprawdzenia dostępności współpracowników w danym terminie i zarezerwowania terminu spotkania.
Dlaczego to może pomóc? Ponieważ często kumulujemy tego typu zadania i prośby, nie podejmując od razu oczekiwanej akcji. Efekt? Piętrzące się mini-sprawy zaczynają nas przytłaczać. Gdy chcemy się skoncentrować na większym zadaniu, w naszej głowie pojawiają się intruzywne zdania. „Jeszcze to…”, „muszę pamiętać o…”, „wkurzy się, jeśli mu tego nie wyślę”. W języku efektywności takie myśli nazywa się nakładem, który nie daje oczekiwanego efektu. Bycie w ciągłym napięciu wynikającym z wielu mini-zobowiązań generuje spadek efektywności. Zamiast w 100% skupić się na tym, co w danej chwili robimy, dajemy się odrywać od pracy takim właśnie „wewnętrznym przypominajkom”.
Jest też drugi powód, dla którego warto od ręki realizować zadania z kategorii „mniej niż 2 minuty”. Co się dzieje kiedy kilka kwadransów albo godzin po pierwszym kontakcie z takim mailem wracamy do niego z powrotem? Zapoznajemy się z nim od nowa, próbujemy przypomnieć sobie jego kontekst. Czyli powtarzamy drugi raz tę samą czynność. I co najciekawsze, owo dwukrotne zapoznawanie się z tą samą sprawą zajmuje nam nierzadko więcej czasu niż jej faktyczne „załatwienie”.
Spróbuj! Przy najbliższej okazji, gdy tylko otrzymasz maila albo sms-a z prośbą, na którą możesz odpowiedzieć inwestując maksymalnie 2 minuty swojego czasu, zrób to od razu. Takich spraw mamy codziennie naprawdę całkiem sporo. Sprawdź efekty i kontynuuj, aby uwolnić konkretną porcję efektywności.
Wierzę w pracę spokojną, mądrą i z pomysłem. Wiem, że w codziennym chaosie i nawale pracy można sięgnąć po proste nawyki, które mają moc dźwigni. Niewielka inwestycja z naszej strony i całkiem spora stopa zwrotu. Będąc bardziej precyzyjnym – świadomość, by się zatrzymać i zrobić coś inaczej niż do tej pory. Po to, by osiągnąć więcej w tym samym czasie, a nawet krótszym. Po to, by poczuć więcej spokoju i poczucia spełnienia. Po to, by stać się w swoich oczach panem swojego czasu.
To, co oferujemy uczestnikom naszych warsztatów z zakresu efektywności osobistej to autorski model "Smarter Way”. Proste narzędzie, cztery elementy, jedna, spójna filozofia postępowania. Warto doświadczyć jego działania na własnej skórze i zaufać swoim obserwacjom. Dlatego też zapraszamy Cię na warsztat, którego centralnym punktem jest symulacja. Realne przeżycie i namacalne dowody na to, co działa i co nie działa. W jej pierwszej rundzie doświadczysz typowego dnia pracy (natłoku spraw, złożoności i niejednoznaczności zadań). Zaobserwujesz swoje naturalne zachowania i nawyki, jakie ujawniają się w sytuacjach przeciążenia. Zobaczysz, co już robisz dobrze, a co zmniejsza Twoją efektywność pracy. Druga runda to sprawdzenie się w takich samych warunkach, ale tym razem kierując się filozofią naszego modelu „Smarter Way”. Spróbuj i zacznij pracować mądrzej.
Michał Kubiak
Trener, Konsultant 4Results
Napisz do autora >> michal.kubiak@4results.pl
Sprawdź naszą ofertę szkoleń z zakresu rozwoju umiejętności osobistych.
